9 dicas para ser mais eficiente no home office

Se você trabalha de casa, saiba que não é o único nessa condição

Controle
Seus Gastos
Por Rodrigo Chiodi
Segundo dados do IBGE de 2018, no Brasil já são 3,8 milhões de pessoas trabalhando de casa Isso corresponde a 5,2% dos trabalhadores do setor privado do País.

Trabalhar de casa não é fácil. Se, por um lado, você fica livre de problemas como o trânsito, por outro o esforço para manter a disciplina é redobrado. A interação com colegas faz falta! Tanto que livros sobre o assunto andaram sendo publicados nas últimas duas décadas.

Quando veio a pandemia do novo coronavírus, no início de 2020, aumentou muito a quantidade de pessoas trabalhando em home office no mundo todo — no Brasil, inclusive. O aprendizado acumulado nas décadas passadas pelos precursores do home office serve agora de base para os marinheiros de primeira viagem no mundo do trabalho em casa.

Listamos a seguir nove dicas para quem está começando o home office neste período de confinamento forçado pela ameaça de infecção da Covid-19.
 

Estabeleça um horário de trabalho

Crie uma rotina. Não é porque tem liberdade de horário que você pode fazer o que bem entender. É justamente o contrário. Deixar horários soltos pode fazer com que você passe a não ter hora mais para nada e sua vida vire uma bagunça.

Um artigo da revista americana Inc. Magazine, que é voltada para pequenos empreendedores, traz o seguinte argumento: “não se trata de controlar a quantidade de horas que você trabalha no dia. É uma questão de otimizar o tempo que você tem”.

Ou seja, se você vai começar às 9h e terminar às 18h, isso quer dizer que antes e depois desses horários você não vai trabalhar. É exatamente como você faria se estivesse indo para o escritório. Você precisa respeitar esse limite entre o que é trabalho e o que é vida pessoal. “É importante traçar limites para manter a sua saúde mental”, conclui o artigo da revista.

Crie uma rotina

Se você não visualizar onde seu dia começa e onde ele termina, é impossível saber como está a sua produtividade naquele momento. Por isso, faça a sua lista de tarefas. Visualize logo cedo tudo o que você tem para cumprir naquele dia. Isso é importante para a sua agenda não virar um caos.

O controle pode ser como você quiser: numa agenda de papel, num aplicativo de gestão de tarefas, no computador ou onde você preferir. O importante é que funcione.

Saiba priorizar e classificar as suas atividades. Entenda a diferença entre urgência e importância. Nesse aspecto, entra a velha e famosa relação entre esses dois componentes criada por Dwight Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos.

Funciona assim: urgente é aquilo que tem prazo e precisa ser feito imediatamente. Importante é aquilo que traz resultado. Portanto:
  • O que for urgente e importante tem prioridade. Faça o mais rápido possível.
  • O que é importante, mas não é urgente precisa ser planejado.
  • O que é urgente, mas não é importante deve ser avaliado: precisa realmente ser feito? Se sim, quando?
  • O que não é urgente nem importante é desperdiçador de tempo. Elimine da lista.
Dica extra: sempre que puder, planeje essa lista na noite anterior. Com isso, você já acorda com o dia organizado e não perde tempo acertando a sua agenda.


Comece bem o dia 

É claro que cada pessoa tem o seu relógio biológico, mas, para a maioria, as primeiras horas do dia normalmente são as de maior produtividade.

A americana Laura Vanderkam é autora de diversos livros sobre gerenciamento do tempo. Em um deles, intitulado “I Know How She Does It” (em inglês), ela afirma que você deveria sempre reservar as primeiras horas do dia para as tarefas mais pesadas.

Ela, inclusive, chama o início da manhã de “power hour”, algo como “a hora da energia” em português. Por isso, evite agendar para as primeiras horas do dia atividades urgentes, mas sem importância, como responder emails. Procure concentrar-se nas importantes.


Coloque prazos

Crie um plano de ação para as atividades importantes que você deve entregar — em especial, aquelas pelas quais alguém vai cobrar você.

Novamente, você pode fazer esse controle como preferir: papel, apps, softwares online, post-its colados num quadro ou como se sentir melhor — desde que funcione.

Dica extra: depois de estabelecidos, prazos são inegociáveis. Uma vez determinados, precisam ser cumpridos. Portanto, pense bem na hora de definir prazos. E leve-os a sério.


Faça pausas

Se, por um lado, ter excesso de liberdade é ruim, o oposto também não é legal. Ficar trabalhando de sol a sol sem um descanso faz a sua produtividade cair. Faça pausas para almoço e café, que é o que normalmente as pessoas fazem no escritório. Esses breaks de 15 ou 20 minutos para um lanche ajudam a retomar a concentração.

E, por que não, um cochilo após o almoço, para repor a energia? É a famosa sesta, comum em regiões mais quentes do Brasil e em outros países da América Latina. Além de recarregar a bateria, previne doenças. Uma pesquisa do Hospital Universitário de Lausanne, na Suíça, foi publicada na revista médica Heart em janeiro de 2020.

Após pesquisar por cinco anos 3.400 voluntários com idades entre 35 e 75 anos, a pesquisa concluiu que esse hábito reduz em até 48% o risco de problemas cardiovasculares, como infartos e AVCs.

Fazer a sesta não é nenhum pecado. Você não está dormindo em horário de trabalho, como algumas pessoas podem pensar. Pelo contrário: está se preparando para voltar com tudo à tarde. É, na verdade, um bônus que o home office oferece.
 

Vista-se para o trabalho

Teoricamente, você pode trabalhar de pijama sem nem sequer ter tomado banho. Afinal, você está em casa e pode fazer o que bem entender.

Mas existe algum fator psicológico que muda tudo. Na prática, quando as pessoas seguem o mesmo ritual de ir trabalhar, elas se tornam mais produtivas. Ou seja, elas acordam cedo, tomam banho, café da manhã e, principalmente, se vestem como se fossem trabalhar fora de casa. Isso impacta, sim, na produtividade.

"Você precisa sentir que está trabalhando, e as suas roupas devem refletir isso", explicou Cleo Carneiro, vice-presidente da Sobratt (Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades), em entrevista para a revista Exame.

Há outro fator que pode impactar nas roupas que você usa. Se você for fazer videoconferência, a sua aparência vai contar.

Dica extra: logo cedo, arrume a cama. Muitas pessoas que fazem home office relatam que o dia fica melhor porque elas incluem em seu ritual o hábito de fazer a cama. Isso dá a sensação de que a casa não está no “modo fim de semana”.


Crie um ambiente

Lisa Kanarek, a autora citada no início deste post, dedica alguns de seus livros e artigos a organização do ambiente de trabalho. O princípio que ela defende é simples: o ambiente que o cerca interfere diretamente no seu desempenho. Ela recomenda, então, que você invista nas condições de trabalho.

Por exemplo, compre cadeira, mesa e outros acessórios que façam você se sentir bem. Sem conforto, é impossível ter produtividade. Dê uma geral pelo menos uma vez por semana na sua mesa. Trabalhar em ambiente bagunçado desanima.

A autora não está sozinha nessas recomendações. Existem mais aspectos que interferem também. Temperatura, por exemplo. Você precisa deixar a sua casa ventilada — nem muito quente, nem muito fria.

Segundo a revista americana Entrepreneur, voltada para empreendedores e pequenos empresários, um home office com temperatura entre 20ºC e 25ºC reduz em 44% os erros e aumenta em 150% a capacidade de entrega de uma pessoa. Os dados são de uma pesquisa de 2004 da Cornell.

A mesma matéria fala do efeito das cores predominantes no ambiente do trabalho — no caso, o home office. Por exemplo, azul faz aliviar a pressão, vermelho aumenta a autoconfiança e verde melhora a criatividade.


Separe lazer de trabalho

O mesmo quarto onde você trabalha pode ser o lugar onde você assiste a séries. Às vezes, o mesmo computador que você usa para trabalhar é o que serve para as suas atividades de lazer. Como separar as coisas?

Bem, as atividades hoje se dão muito mais pelos softwares do que pelos aparelhos em si. Você pode simplesmente optar por não abrir o email de trabalho, não ver as mensagens que chegam no messenger da empresa e por aí vai.

Desativar alertas ou mesmo desinstalar e posteriormente reinstalar apps são recursos que você pode usar para respeitar o momento de descanso.
 

Desligue a mente 

Desligue-se do trabalho no período de descanso. Vire a chave e vá ver qualquer outra coisa. O ideal seria sair para uma caminhada ou atividade física. Ou mesmo uma atividade de lazer, como cinema, teatro, comer uma pizza ou qualquer outra coisa.

Acontece que, infelizmente, neste momento de confinamento por causa do novo coronavírus, a restrição é quase total. Academias estão fechadas e especialistas se dividem sobre riscos de sair até mesmo para caminhadas e corridas individuais.

Por isso, o mais ponderado neste momento é se distrair com aquilo que estiver à disposição em casa, como séries, filmes, livros, videogame, jogos no celular, jogos de tabuleiro, atividades físicas que possam ser feitas em casa ou qualquer outra coisa que faça você se distrair e não pensar em trabalho.

Porque a sua cabeça precisa de uma trégua para voltar descansada, com força total, no dia seguinte.