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Quem trabalha com emissão de nota fiscal eletrônica pode, por algum descuido, errar alguma informação no documento gerado. Em uma situação como essa, é possível usar uma carta de correção de nota fiscal para retificar o erro.

Também chamada de Carta de Correção Eletrônica (CC-e), essa alternativa pode ser útil para empresas que emitiram uma NF-e (nota fiscal eletrônica) e precisam alterar uma informação que foi inserida de forma errada.

É importante lembrar que a nota fiscal é um documento fundamental para qualquer empresa, pois ela registra operações de compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços do empreendimento. Logo, é a forma de um negócio comprovar que realizou um serviço ou comercializou um produto.

O documento descreve dados essenciais para o negócio, clientes e órgãos fiscalizadores. Nele, além do serviço prestado ou o produto vendido, são mostrados dia e hora da operação, valor, dados de pagamento, entre outros.

Caso algum dado seja informado de forma errada no documento, isso pode acarretar problemas na comprovação do serviço ou venda. Por isso, arrumar os dados por meio da carta de correção é importante. Entenda como fazer e em quais casos é possível corrigir dados de NF-e.

O QUE É UMA CARTA DE CORREÇÃO DE NOTA FISCAL?

A Carta de Correção Eletrônica é um documento que possibilita a correção de erros em notas fiscais eletrônicas que já foram emitidas. É possível usar esse recurso em vez de cancelar a nota e emitir uma nova, por exemplo.

Só que não são todos os erros que permitem a criação da carta de correção de nota fiscal, pois, a depender do erro, as correções poderão alterar valores de impostos. Por isso, como mostra por exemplo a Secretaria de Fazenda de São Paulo e também o Ministério da Economia, não é possível usar a CC-e em casos que envolvem:

  • Itens como o valor da venda ou prestação de serviço, base de cálculo e alíquota, pois isso impacta no cálculo do valor do imposto;

  • Dados cadastrais que alterem a identidade ou endereço de localização do remetente ou destinatário da NF-e;

  • Data de emissão da nota ou data de saída de uma mercadoria.

QUANDO FAZER A CARTA DE CORREÇÃO OU CANCELAR A NOTA FISCAL?

A carta de correção pode ser usada em situações de erros de digitação na razão social, desde que não mude totalmente a identificação, ou para inclusão de dados adicionais, como número do pedido ou códigos, por exemplo.

Agora, qualquer erro em uma nota fiscal que exija o recálculo de impostos não poderá ser corrigido pela CC-e. Nesse caso, será necessário cancelar a NF-e e emitir uma nova com as informações corretas. 

O prazo de cancelamento é de 24 horas e, a depender dos critérios da SEFAZ (Secretaria de Fazenda) do seu estado, só é permitido em determinados casos, quando não houver saída de mercadoria de uma empresa ou a prestação de serviço não acontecer, por exemplo. 

Em todos os outros casos que não vão alterar informações que influenciem na cobrança de impostos, é possível retificar as informações com a Carta de Correção Eletrônica.

COMO FAZER UMA CARTA DE CORREÇÃO ELETRÔNICA?

Para fazer a CC-e, é necessário acessar o mesmo sistema usado para a emissão da nota fiscal eletrônica e localizar a opção de emissão de carta de correção. Por isso, use a mesma ferramenta na qual emitiu a NF-e original para inserir a carta.

Ainda é possível fazer a correção por meio da SEFAZ (Secretaria de Fazenda) de dada unidade da Federação, basta acessar o sistema da SEFAZ do seu estado.

O que deve ser escrito na carta de correção?

A retificação das informações deve ser feita com um texto de correção. Não há um padrão para as alterações a serem realizadas, mas é fundamental descrever o que deve ser corrigido de forma clara. 

Também é recomendável não usar acentos nem símbolos especiais e é necessário escrever entre 15 e 1000 caracteres. Por exemplo: “Altera-se o campo Razão Social de Empresa A Ltda para Empresa A S/A”, no caso de alteração de razão social que não altere a identidade da empresa. 

Além disso, quem envia ou disponibiliza o arquivo XML da nota fiscal deve fazer o mesmo com a carta de correção. Vale observar que o XML da nota é diferente do arquivo da carta de correção eletrônica.

Vale consultar o sistema que já é usado para emissão de nota fiscal para entender as funcionalidades relacionadas à CC-e. O prazo para corrigir uma NF-e é de 30 dias e é possível fazer mais de uma correção dentro desse prazo.

Você ainda não emite nota fiscal porque o seu negócio não é formalizado? Então é hora de conhecer o passo a passo para formalizar a sua empresa!