Passo a passo para formalizar a sua empresa

Entre as vantagens da regularização dos negócios estão o acesso a linhas de crédito e a subsídios governamentais

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Por Rodrigo Chiodi

Formalizar a sua empresa é uma atitude que pode trazer benefícios. Esse é o passo para que a empresa seja legalmente reconhecida. Não dá para fugir dessa parte burocrática, mas saiba que ela é fundamental para fortalecer os seus negócios. 

Quando empreendedores e empreendedoras regularizam seus negócios, muitas portas se abrem. Com a formalização e o registro da empresa, você pode acessar linhas de crédito com taxas vantajosas, receber subsídios do governo e negociar com outras empresas ou com o poder público.

Isso tudo aumenta o potencial de crescimento da sua empresa, além de garantir maior segurança para o seu empreendimento, afastando o risco de sofrer com multas ou sanções por irregularidades.

Quando a empresa deve ser formalizada

Mulher de óculos sentada à frente de uma mesa mexe no computador com a mão direita e segura um celular com a esquerda

Quando a pessoa que quer empreender transforma a ideia em um negócio, é hora de formalizar a empresa. A partir dessa medida o empreendimento estará sujeito à arrecadação de tributos e emissão de nota fiscal dos serviços prestados. 

Mas não deixe de pular uma etapa importante e que muitas vezes é esquecida por quem já atua na informalidade: preparar um bom planejamento sobre a viabilidade do negócio.
Isso envolve a definição do nome do empreendimento, público-alvo, produtos e serviços que pretende vender e orçamento disponível para o investimento inicial. 

Tipo e natureza da empresa

O primeiro passo para quem deseja formalizar sua empresa é entender o tamanho do seu negócio. Para quem está começando, existem duas categorias principais que se diferenciam entre si, principalmente, pelo faturamento anual. São elas:

Microempreendedor individual (MEI):

  • O limite anual de faturamento bruto é de R$ 81 mil. Além disso, quem se enquadra nessa modalidade não pode participar como sócio ou titular de outras empresas e tem limite de contratação em regime CLT de apenas um funcionário.

  • Mas somente as atividades listadas na legislação podem optar pelo MEI. Entre elas, estão por exemplo, todas as categorias ligadas ao comércio e industriais, como pequenas confecções, fabricação e venda de comestíveis, indústrias de artesanato. Atividades de prestação de serviço que não exijam formação superior específica (por exemplo, lavanderia, salão de beleza, promoção de eventos, motorista de aplicativo ou motoboy independente) também se enquadram.

  • Leia também: Como e por que ser um microempreendedor individual

Microempresa (ME):
 
A principal característica desse tipo de empresa é apresentar receita bruta anual inferior ou igual a R$ 360 mil. Não há restrições para o desempenho do negócio.
 
É preciso ter registro na prefeitura ou na administração da cidade e do estado onde a microempresa vai funcionar, além de registro na Receita Federal e na Previdência Social.
 
Se você optar por essa categoria, vai precisar também definir a natureza jurídica da microempresa, que pode ser individual (de um dono só) ou societária (de uma ou mais pessoas). Essas possibilidades, por sua vez, se dividem em quatro categorias principais: 
 
  1. Empresário Individual (EI): Não exige a presença de sócio e não há separação entre o patrimônio pessoal e empresarial. Por isso, os bens privados do empreendedor ou empreendedora podem servir como garantir para futuras dívidas da empresa;
  2. Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI): Esse tipo de empresa também é formado somente pela pessoa que dirige a empresa, mas os patrimônios empresarial e pessoal são separados, o que traz uma proteção extra para os bens privados;
  3. Sociedade simples (SS): uma modalidade de empresa que não tem finalidade mercantil, ou seja, é direcionada a profissionais de natureza intelectual, científica ou artística. Nesse caso, a presença de um sócio é obrigatória;
  4. Sociedade Empresária Limitada (Ltda): esse tipo de empresa deve possuir dois ou mais sócios. Cada um deles se responsabiliza pela parte financeira e administrativa, de acordo com o capital investido. Ou seja, quanto maior a porcentagem na empresa, maiores as responsabilidades. 

Depois de escolher o tipo e a natureza da empresa, você deve escolher o nome dela. É ele que vai ajudar na construção da identidade do seu empreendimento e de seu posicionamento no mercado.

Assim que decidir, você vai precisar descobrir se ele já é usado. Para isso, acesse o site da Junta Comercial de seu estado e solicite um serviço de consulta de nome. É gratuito.   

Outro passo importante é verificar a sua situação fiscal e, se for o caso, a de seus sócios. Para isso, procure a Secretaria da Fazenda de seu Estado e Município e se informe sobre pendências no CPF, tributos a pagar ou impostos de renda ainda a declarar. 

Havendo pendências, elas devem ser regularizadas antes de passar ao registro propriamente dito.

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O registro formal da empresa

Imagem mostra as mãos de uma pessoa escrevendo em um papel sobre uma mesa e as mãos de outra pessoa do outro lado da mesa apontando para esse papel

Definidos o nome, o tipo e a natureza da empresa, chegou a hora de fazer o contrato social. O documento funciona como uma “certidão de nascimento” formal do empreendimento.

Ele deve conter as informações jurídicas e o regimento interno do negócio, assim como os direitos e deveres de todos os envolvidos no empreendimento.

Depois de pronto, o contrato social deve ser registrado na Junta Comercial ou em um Cartório de Pessoas Jurídicas, a depender da modalidade empresarial escolhida. Com o registro, a empresa passa a existir formalmente.

Tendo o contrato registrado, você deve solicitar o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) para a empresa. Ele é o número que identifica o seu negócio. Ao contar com um CNPJ, sua empresa pode emitir nota fiscal, realizar compras ou até contratar outros serviços.

O CNPJ é dado pela Receita Federal. No caso de MEI, o procedimento todo é realizado por meio do Portal do Empreendedor. Para ME, basta acessar o Portal Redesim, do governo federal, e seguir os passos solicitados.  

Etapas adicionais

Depois de obter o CNPJ, há algumas etapas adicionais antes de sua empresa estar totalmente regularizada.

Uma delas é pedir a inscrição estadual. Esse registro é obrigatório para empresas que exercem atividades de comércio, indústria, comunicação, energia e transportes entre municípios, estados ou países. 

Normalmente, essa etapa é feita na Secretaria Estadual da Fazenda. A boa notícia é que a maior parte dos estados tem convênio com a Receita Federal, o que permite obter a Inscrição Estadual junto ao CNPJ com um único cadastro.

O último passo é o alvará de funcionamento, que deve ser solicitado na prefeitura da cidade onde fica seu negócio. Essa é a licença que você terá para operar a indústria, o comércio ou a prestação de serviços no endereço escolhido.

Em geral, a documentação necessária para essa etapa inclui:

  • formulário próprio da prefeitura;

  • cópia do CNPJ;

  • cópia do contrato social;

  • consulta prévia de endereço aprovada;

  • laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário.

Atenção: dependendo da atividade escolhida e do local, podem ser necessários pareceres técnicos oficiais sobre condições de higiene, segurança, acessibilidade e meio ambiente.