Quer saber como organizar as finanças de sua empresa? Confira aqui

Manter as finanças da empresa sob controle é imprescindível para alcançar objetivos e metas do negócio

Renda
Extra
Por Redacao PAN

Organizar as finanças de sua empresa é imprescindível para que o negócio consiga permanecer aberto e seguir em atividade. 

Essa prática é primordial para cortar custos desnecessários, não entrar no  endividamento, identificar oportunidades de investimento, negociar preços, ganhar descontos com o pagamento de taxas à vista e cumprir metas.

Leia também: Como e por que ser microempreendedor individual (MEI)

Se você quer aprender a melhorar a gestão financeira da sua empresa, este artigo é para você. Continue por aqui e anote todas as dicas!

Como começar a organizar as finanças da empresa

Foto mostra pessoa de costas mexendo em laptop cuja tela está de frente para a câmera. Ele está sobre uma mesa, onde há uma prancheta com um papel escrito e uma caneta preta por cima, além de uma xícara branca com café dentro

Em primeiro lugar, vale entender o conceito de gestão financeira. O Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) considera que o termo gestão financeira é o conjunto das ações e procedimentos administrativos relacionados ao planejamento, execução, análise e controle das atividades financeiras do negócio.

Para que uma boa gestão seja feita, o órgão recomenda dividir o planejamento financeiro em três frentes de ação:

  • Controle do caixa diário: administrar o dinheiro que entra e sai no dia a dia, além de recursos financeiros relativos às vendas ou prestação de serviços, pagamentos de fornecedores e funcionários, impostos e outras despesas diárias 
  • Gestão de investimentos: deve acontecer quando a empresa se prepara para expandir ou modernizar os negócios, com a abertura de novas unidades, contratação de novos serviços, compra de máquinas e equipamentos e contratação de colaboradores 
  • Gestão de crises: essa é a parte que envolve fazer escolhas difíceis em tempos difíceis. Está relacionada a renegociar prazos e dívidas e levantar linhas de crédito vantajosas para enfrentar uma crise.

Agora que já falamos sobre teoria, vamos entender melhor algumas ações práticas que devem ser tomadas por empreendedores para organizar as contas da empresa. 

Leia também: Passo a passo para formalizar sua empresa

Separe finanças pessoais e empresariais

Foto de cima mostra mulher de cabelos curtos sentada em um sofá inclinada sobre uma mesa de centro, onde há 3 papéis e uma calculadora. Ela opera a calculadora com a mão direita, com a qual segura uma caneta azul 

Um dos erros mais comuns de empreendedores, especialmente daqueles responsáveis por pequenos negócios, é misturar contas e gastos de pessoa física e pessoa jurídica.

Nem tudo o que entra na conta jurídica é lucro pessoal. Parte do dinheiro é indispensável para pagar as despesas da empresa, realizar investimentos e manter os salários em dia. 

Também é importante fazer uma reserva de emergência para a empresa, para se preparar para imprevistos sem complicar a situação financeira do empreendimento.

Mas, se você mistura tudo, fica difícil fazer uma avaliação real das necessidades da sua empresa.

Leia também: Como abrir uma empresa no Brasil... e fazer com que ela sobreviva 

A dica aqui é definir os melhores momentos para retirada da conta jurídica e um valor de salário para você. Assim, você transfere esse valor para sua conta pessoal e só então usa para a manutenção das despesas da sua família.

Mantenha o controle do fluxo de caixa

É um dos pontos estruturais para organizar as finanças de sua empresa, uma vez que garante que você compreenda a origem e destino de todo o dinheiro movimentado. Dois relatórios são fundamentais para esse processo.

O Demonstrativo do Resultado do Exercício, conhecido como DRE, é o documento contábil que detalha todas as receitas e despesas da empresa com o objetivo de resumir o resultado líquido de um exercício financeiro. 

Em outras palavras, é o documento que mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo em um determinado período.

Já o Demonstrativo de Fluxo de Caixa, conhecido pela sigla DFC, mostra as entradas e saídas de dinheiro, saldos em caixa e em contas bancárias, entre outras operações. Nada mais é do que um demonstrativo do reflexo do DRE no resultado do caixa da empresa. 

O Sebrae também ajuda a montar uma planilha no Excel para fazer a gestão do fluxo de caixa. Essa ferramenta é muito útil para ajudar nesses controles.

Entenda a diferença entre custo, despesa e receita 

Foto mostra 2 notas dispostas em camadas: uma de R$ 100, uma de R$ 50, uma de R$ 10 e uma de R$ 2

Conhecer a diferença entre esses 3 conceitos garante a precisão na hora de registrar entradas e saídas do caixa. 

Além disso, entender quais são os custos e despesas envolvidos na elaboração dos produtos ou serviços que você oferece é fundamental para definir quanto vai cobrar por eles e, assim, conseguir ter lucro em seu negócio.

Custos

Todos os gastos incluídos na atividade fim do negócio devem ser classificados como custos. Alguns exemplos são matéria-prima para a fabricação de um produto, máquinas e equipamentos e salário de colaboradores.

Despesas

Aqui entram os gastos com a manutenção ou administração do seu negócio, como o aluguel do espaço que você utiliza, materiais de escritório, impostos e contas fixas como luz e internet.

Receita

Esse é o nome que se dá a todo dinheiro que entra na empresa e que pode vir tanto da venda de mercadorias e serviços como de juros recebidos por pagamentos atrasados e aplicações financeiras.

Conheça e organize prazos

Foto mostra a mão de uma pessoa que segura uma caneta sobre um calendário

Levantar todos os prazos de pagamento e recebimento é outra etapa para manter as contas da empresa em dia. Isso evita atrasos e pagamento de juros desnecessários. Também ajuda a entender qual é o capital de giro da empresa.

O tempo médio (em dias) entre a data da compra e o pagamento de um fornecedor é conhecido como prazo médio de pagamento. 

Por exemplo, se você compra matéria-prima para o seu negócio e paga o fornecedor em 2 vezes, o prazo médio de pagamento será 50% no ato da compra e 50% em 30 dias.

O tempo médio (em dias) entre as vendas que você faz e a entrada do dinheiro na conta é chamado de prazo médio de recebimentos. Supondo que sua empresa vendeu um produto parcelado em 2 vezes, seu preço médio de recebimento será de 50% em 30 dias e 50% em 60 dias.

Entender esses prazos é fundamental para planejar o fluxo de caixa, negociar com fornecedores e entender qual dinheiro estará disponível em cada dia para pagar os compromissos.

Tente manter a empresa com disponibilidade de caixa 

Foto mostra homem de óculos sentado em frente a uma mesa e olhando um laptop sobre ela. Com a mão direita, ele escreve em um caderno, ao lado do qual há uma caneca. Ao fundo, uma estante cobre a parede, com relógio, vasos de plantas e objetos decorativos
O ideal é que o prazo médio de recebimento seja sempre menor do que o de pagamento. Assim, o dinheiro entra na conta da sua empresa antes que você tenha que pagar seus fornecedores e o caixa fica no azul.

Quando essa lógica se inverte, o empreendedor precisará ter um bom capital de giro, nome dado à reserva de dinheiro que toda empresa deve ter para cobrir custos e manter as despesas ao longo do tempo.

Por fim, uma dica bônus: o Sebrae oferece um curso gratuito online de gestão financeira das empresas. Ele é composto de 4 módulos e elaborado por especialistas do órgão.  

Uma ferramenta que pode te ajudar no recebimento de suas vendas é a máquina de cartão. Entenda como ela funciona e aproveite o melhor desse recurso!